Cuando Yamaha España contó con nuestra agencia, La Bendita Agencia,para plantear el desarrollo de la organización de la Yamaha Experience 2016 todo el equipo se entusiasmó. La responsabilidad de llevar a cabo el que debe ser el mayor evento de Yamaha España organizado hasta la fecha es un reto que a cualquier agencia de publicidad quiere asumir.
La Yamaha Experience fue concebido con el objetivo de crear una experiencia única, gratuita y abierta a todos los públicos, en especial para los enamorados de las motocicletas, un evento en el que realizar pruebas dinámicas de todas las gamas de YAMAHA, descubrir en primera persona todo tipo de novedades, charlar con expertos y disfrutar de una gran variedad de actividades de animación en plena naturaleza.
La agencia se responsabilizaría de la creación y gestión integral del evento, desde la creación del logo hasta el desarrollo de materiales de convocatoria, elementos de comunicación publicitaria on y offline, creación y gestión de la web y por supuesto, el montaje y coordinación de toda la logística necesaria, y todo en un tiempo récord, poco más de 3 meses, ¡con un agosto por el medio!
El evento, que reunía la mayor gama de productos YAMAHA jamás vista en España, tuvo lugar los días 17 y 18 de septiembre de 2016 en el Camping Rural Kiko Park de Villargordo del Cabriel, en la Comunidad Valenciana, un espacio acondicionado para probar los vehículos más representativos de YAMAHA, dando la oportunidad de hacer pruebas en diferentes terrenos y niveles de dificultad, desde motos y scooters a vehículos recreativos como quads o incluso acuáticos, como motos de agua o motores fueraborda de la marca.
Pero la Yamaha Experience 2016 debía ser algo más que un evento para probar productos YAMAHA. Fue ideado para ser una experiencia memorable tanto para moteros como para toda la familia, con un conjunto de actividades de ocio programadas para todos los públicos, con circuitos de iniciación al mundo de la moto para los más pequeños, animaciones infantiles, concursos, conciertos, ferias gastronómicas, exposición comercial y mucho más.
Un proyecto que desde Yamaha España y La Bendita Agencia empezó a tomar forma meses antes; seleccionando la mejor ubicación para un evento de gran formato, habilitando las zonas para realizar todo tipo de pruebas de motor y agua, gestionar todos los permisos necesarios entre los diferentes organismos implicados, crear una página web que además de ofrecer información, administrar todo el registro de inscripciones y, seguidamente, realizar una campaña de comunicación para dar a conocer el evento, tanto a nivel on y offline, dirigida en especial a un target aficionado al mundo del motor.
Una vez agotadas todas las plazas de participantes, apenas dos meses después del lanzamiento de la campaña, el trabajo de la organización se centró en habilitar el espacio para albergar tanto asistentes como todas las pruebas dinámicas preparadas, los espacios para control de acceso, registro a las pruebas, espacios de restauración, animación infantil, zona de concesionarios, de exposición de vehículos, etc. Más de 60 personas, entre personal de organización, monitores, personal médico, de seguridad, talleres mecánicos, etc. trabajaron intensamente con el objetivo de gestionar y atender la masiva afluencia de asistentes.
Los resultados hablan por sí solos. Durante dos jornadas el espacio se convirtió en el mayor punto de encuentro para todos los seguidores, aficionados y familiares de YAMAHA en España. Más de 2.000 personas acudieron al evento donde se realizaron más de 1.500 pruebas dinámicas con 12 actividades diferentes. Se consiguieron recorrer más de 30.000 kilómetros por tierra, asfalto y agua en los 120 vehículos que YAMAHA puso a disposición de todos los asistentes.
La Yamaha Experience 2016 ha finalizado sin perder la esencia de haberse convertido en un evento único, punto de encuentro entre la marca, sus clientes y todos los aficionados a las dos ruedas. Todo un reto que consiguió cumplir con las expectativas creadas al inicio del proyecto.
